Esta es la historia de Lupe, una trabajadora experimentada del área de cuentas por pagar de una gran empresa.

El día a día de Lupe consiste en recibir decenas de documentos físicos y digitales de los proveedores y de las diferentes áreas de la empresa, ingresar las facturas recibidas al portal de validaciones del SAT , luego validar estas facturas con las áreas correspondientes, hacer un registro manual de la factura en el sistema y por último notificar el pago a los proveedores.

Esto le toma a Lupe aproximadamente 35 minutos por factura, cuando el portal del SAT no está saturado, cuando las facturas no se traspapelaron, cuando no hubo algún error y se tiene que repetir el proceso, cuando los proveedores no hablan para quejarse por pagos pendientes, o cuando las áreas de la empresa no se quejan porque un proveedor no ha hecho la entrega.

Así transcurren las más de 8 horas de trabajo de Lupe todos los días.

¿Conocen a una Lupe? / ¿Les suena familiar la historia de Lupe?

Lupe en conjunto con las 2 personas de su departamento, procesan alrededor de 1800 facturas mensuales y gastan al menos 35 minutos por documento. 350 horas mensuales, 11.6 horas diarias por cada persona del equipo. ¿Cómo impacta esto a la productividad? ¿Los empleados son realmente felices? Si la operación crece, ¿pueden soportar más trabajo?

¿Conoces cuál es la magnitud del problema en tu empresa?

Hoy te queremos contar cómo mejoramos la vida de Lupe. En su empresa, llevamos el negocio a la tecnología a través de una herramienta automatizada de gestión de los procesos de compra. Una herramienta diseñada bajo arquitectura orientada a servicios, sencilla al usarse.

Con ello, los procesos ahora son completamente electrónicos, ágiles, seguros y confiables. Se aprueban y contabilizar documentos de cuentas por pagar en un solo click. Las facturas ingresadas se validan fiscalmente de manera automática al instante. Con ellos se logró una disminución de errores humanos del 100 al 1%, se redujo el tiempo de proceso por factura a 3 minutos y medio y se generaron ahorros de costos.

Así Lupe le dijo adiós a los procesos manuales, a las pilas de papeles, a la pérdida de información, a tener que repetir procesos por algún error. Ahora su jornada laboral es más corta, más productiva e incluso tiene tiempo para desarrollar procesos estratégicos.

¿Sólo se beneficia el áreas de cuentas por pagar?

No, a través de la herramienta se centralizan los canales de comunicación con otros departamentos, evitando confusiones y errores y generando puntos de control para detectar fallas en el proceso de compras y cuentas por pagar de la empresa.

Además, se mejoró la comunicación con los proveedores, al ofrecerles una plataforma transparente, de uso fácil que genera confianza y mejora las relaciones comerciales.

Esto es Portal de Proveedores y hoy les queremos ayudar a llevar su negocio a la tecnología, a potenciar sus capacidades y mejorar la vida de muchas Lupes.

¿Están listos para cambiar el rumbo del departamento de cuentas por pagar de su empresa y la relación con sus proveedores?